Cos’è il whistleblowing?

È la rivelazione spontanea da parte di un individuo, detto “segnalante” (in inglese “whistleblower”) di un illecito o di un’irregolarità commessa all’interno di una società, della quale lo stesso sia stato testimone

Qual è la normativa di riferimento?

Il D. Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” in attuazione della Direttiva UE n. 2019/1937 (c.d. Direttiva Whistleblowing).

Cosa s’intende per Segnalazioni?

S’intende la comunicazione di qualsiasi irregolarità e/o comportamento illecito, commissivo od omissivo che costituisca o possa costituire una violazione di leggi e/o regolamenti.

A titolo di esempio:

  • appropriazione indebita, furto o uso improprio dei beni aziendali (es. denaro, beni materiali, dati e informazioni, compresa la proprietà intellettuale) a beneficio di colui che commette la frode;
  • frodi nell’informativa economico-finanziaria: errori od omissioni di informazioni e/o valori contenuti nel bilancio o presentazione degli stessi in maniera non conforme ai principi contabili generalmente accettati, al fine di trarre in inganno i destinatari;
  • corruzione: uso improprio della propria influenza in un rapporto d’affari in violazione della legge o del dovere d’ufficio, al fine di ottenere un beneficio diretto o indiretto;
  • atti illeciti: violazione intenzionale di leggi e/o regolamenti normativi;
  • altre violazioni: qualsiasi comportamento disallineato rispetto ai principi indicati nel Codice Etico o significativamente difforme da politiche e procedure adottate dalla Società, nonché molestie e discriminazioni di qualsiasi tipo, ivi inclusi atti di bullismo, discriminazione, mancato rispetto dei diritti umani, civili, sindacali ecc.

Chi può effettuare le Segnalazioni?

  • i componenti degli organi sociali, di direzione e di vigilanza, compresi i membri senza incarichi esecutivi;
  • azionisti;
  • persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
  • i dipendenti delle amministrazioni pubbliche nonché delle autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza o regolazione;
  • i dipendenti degli enti pubblici economici, degli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico, delle società in house, degli organismi di diritto pubblico o dei concessionari di pubblico servizio;
  • i lavoratori subordinati di soggetti del settore privato;
  • i lavoratori autonomi che prestino opera o servizi a favore della società;
  • i lavoratori o i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
  • liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o privato;
  • i volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o privato;
  • i candidati impegnati in processi di selezione, nei casi in cui le informazioni riguardanti una violazione sono state acquisite durante il processo di selezione o altre fasi delle trattative precontrattuali.

Le segnalazioni possono essere effettuate in forma anonima?

Sì e dovranno essere previste forme che la consentano.

Come possono essere effettuate le Segnalazioni?

Attraverso canali “interni” o “esterni” alla Società.

Per canali interni s’intendono modalità informatiche, cartacee, verbali od altre modalità, interne all’azienda, che consentano di comunicare l’illecito di cui il segnalante sia venuto a conoscenza.

In particolare, Zenit S.r.l. e Azimut S.r.l., al fine di agevolare il segnalante, garantiscono a quest’ultimo la scelta fra diverse modalità di segnalazione:

  1. in forma scritta: la segnalazione dovrà essere inoltrata al soggetto appositamente nominato ed individuato nella persona dell’Avv. Marco Malavolta, del Foro di Modena, tramite l’apposita piattaforma per il Whistleblowing denominata “Trusty Report”:

Tale modalità di segnalazione è l’unica forma consentita per i segnalanti che non intendano rivelare la propria identità. Il sistema prevede, infatti, ad inizio segnalazione, che il segnalante possa rimanere anonimo attraverso la selezione di apposito campo. Le eventuali comunicazioni successive (tra segnalante e gestore) avverranno sempre attraverso il portale, in forma anonima.

È doveroso ricordare che saranno accettate e prese in considerazione solamente le segnalazioni anonime che riferiscano circostanze precise e adeguatamente particolareggiate e siano perciò tali da riferire fatti e situazioni a contesti determinati (esempio indicazioni di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, ecc.).

  •  in forma orale: sempre attraverso la piattaforma “Trusty Report”, la persona segnalante potrà avanzare – nell’apposita sezione dedicata alle segnalazioni – richiesta di un incontro diretto con il gestore delle segnalazioni. Tale incontro verrà fissato entro un termine ragionevole, nei luoghi e con le modalità ritenute più opportune da parte del soggetto gestore.

Per canali esterni s’intende l’utilizzo delle modalità predisposte dall’ANAC.

La segnalazione esterna viene acquisita da ANAC mediante i canali appositamente predisposti, ovvero mediante:

  • Piattaforma informatica accedendo al servizio dedicato al “whistleblowing” sul sito https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing;
  • Segnalazioni orali contattando il numero verde 800-896936 (dalle 8.00 alle 18.00, dal lunedì al venerdì):
  • Incontri diretti fissati entro un termine ragionevole: presso l’Autorità Nazionale Anticorruzione sita in Via Minghetti n. 10, 00187 Roma.

A chi vanno effettuate le Segnalazioni?

Al c.d. “gestore delle Segnalazioni”.

In caso di utilizzo dei:

  • canali interni: il “Gestore delle segnalazioni” è la persona o l’ufficio aziendale interno, autonomo, costituito da personale specificatamente formato;
  • canali esterni: il “Gestore delle segnalazioni” è la persona esterna anch’essa qualificata ed istruita.

Come scegliere il canale interno o esterno per le Segnalazioni?

La normativa indica come modalità ordinaria e privilegiata di segnalazione quella c.d. “interna”.

Il ricorso al canale c.d. “esterno” è consentito solo al ricorrere di determinate condizioni espressamente previste.

In particolare, la persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione:

  • Il soggetto segnalante opera in un contesto lavorativo nel quale non è prevista l’attivazione obbligatoria del canale o la sua predisposizione non è conforme ai requisiti normativi;
  • Il soggetto segnalante ha già effettuato una segnalazione a cui non è stato dato seguito. Si fa riferimento ai casi in cui il canale interno sia stato utilizzato ma non abbia funzionato correttamente, nel senso che la segnalazione non è stata trattata entro un termine ragionevole, oppure non è stata intrapresa un’azione per affrontare la violazione;
  • Il soggetto segnalante ha fondato motivo di ritenere che una segnalazione interna possa determinare il rischio di ritorsione (ad esempio anche come conseguenza della violazione dell’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante);
  • Il soggetto segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio anche come conseguenza della violazione dell’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante).

Quale deve essere il contenuto delle Segnalazioni?

La segnalazione dovrà essere documentata e circostanziata e dovrà contenere i seguenti elementi:

  • salvo che non si scelga la modalità di segnalazione anonima, le generalità del soggetto che effettua la segnalazione, quali nome e cognome con indicazione della funzione di appartenenza nell’ambito dell’azienda o del rapporto di collaborazione esterna esistente;
  • la completa e dettagliata descrizione dei fatti oggetto di segnalazione che devono essere conosciuti e/o riscontrati direttamente dal segnalante e non riferiti da altri;
  • le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi o osservati;
  • le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati;
  • l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
  • l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti riportati.

Il Segnalante può incorrere in ritorsioni, sanzioni e/o altre misure punitive?

La disciplina introdotta dal D. Lgs. 24/2023 rinforza notevolmente la tutela della riservatezza del segnalante, disponendo varie garanzie contro eventuali atti ritorsivi.

In particolare, il D. Lgs. 24/2023 prevede:

  • che l’identità del whistleblower non possa essere rivelata, se non con l’espresso consenso del segnalante stesso, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati, ciò anche al fine di evitare l’esposizione dello stesso a misure ritorsive che potrebbero essere adottate a seguito della segnalazione. Il divieto di rivelare l’identità del whistleblower è da riferirsi non solo al nominativo del segnalante ma anche a tutti gli elementi della segnalazione, dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante.
  • garanzie contro ritorsioni e discriminazioni nei confronti del segnalante, disponendo il divieto di ogni forma di ritorsione anche solo tentata o minacciata.
  • L’esclusione di responsabilità del segnalante nel caso in cui diffonda o riveli, attraverso canali di segnalazione previsti dal Decreto, informazioni coperte dall’obbligo di segreto relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali – a condizione che vi sia il fondato motivo di ritenere che la rivelazione di tali informazioni fosse necessaria allo svelare la violazione.

In ogni caso, ogni trattamento dei dati personali è effettuato nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023 ed in conformità alla normativa sulla protezione dei dati personali di cui al Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR).

Agli interessati viene resa un’informativa sul trattamento dei dati personali attraverso la pubblicazione sulla pagina internet dedicata nel sito della Società.

Cosa accade in caso di segnalazioni false, infondate ed effettuate in malafede?

Il Segnalante potrà essere oggetto di azioni legali da parte dei soggetti lesi dei propri diritti, beni o della propria immagine quando sia accertato che la segnalazione aveva lo scopo di calunniare, diffamare o arrecare pregiudizio alla persona coinvolta o ad altri soggetti citati nella segnalazione.

Come si deve comportare il “Gestore delle Segnalazioni” al momento del ricevimento di una segnalazione?

Il soggetto a cui è affidato il canale e che, pertanto, riceve una segnalazione è chiamato a svolgere una serie di attività di controllo e verifica, tra le quali:

  • è tenuto a rilasciare al Segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione dopo l’inoltro di quest’ultima ed entro sette giorni dalla ricezione;
  • ha il compito di mantenere i contatti con il segnalante, dando seguito alla segnalazione e fornendogli riscontro entro tre mesi dalla data di ricezione di quest’ultima;
  • è tenuto a prendere in considerazione le segnalazioni anonime, verificando preliminarmente che le stesse riferiscano circostanze precise ed adeguatamente particolareggiate;
  • è chiamato a svolgere accertamenti circa la veridicità delle segnalazioni ricevute, mediante sopralluoghi in Azienda o attraverso l’assunzione di testimonianze da parte del Segnalante stesso o da altri testimoni;
  • a seguito dell’espletamento delle suddette attività, il soggetto a cui è affidato il canale di segnalazione interna è tenuto a redigere dettagliata relazione da trasmettere alla Società, circa le conclusioni a cui lo stesso è pervenuto; in caso di rinvenimento di reati, dovrà trasmettere la suddetta relazione anche all’Autorità Giudiziaria.

Sono previste sanzioni in caso di mancato rispetto della normativa Whistleblowing?

Sì, il nuovo Decreto prevede un regime sanzionatorio applicabile nei casi in cui vengano riscontrate violazioni delle disposizioni in esso contenute.

In particolare, l’art. 21 del D. Lgs. 24/2023 attribuisce all’ANAC il potere di infliggere al responsabile le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:

a) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza di cui all’articolo 12;

b) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quelle di cui agli articoli 4 e 5, nonché quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;

c) da 500 a 2.500 euro, nel caso di cui all’articolo 16, comma 3 (perdita delle tutele), salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

Quali sono i tempi entro i quali adottare le novità introdotte dal D. Lgs. n.24 del 10 marzo 2023?

1. entro il 15 luglio 2023 dovranno adeguarsi tutte le imprese con almeno 250 dipendenti (a tempo determinato o indeterminato), che operano nei settori previsti dalla normativa;

2. entro il 17 dicembre 2023 dovranno adeguarsi anche le imprese con un numero di lavoratori compreso tra 50 e 249 (a tempo determinato o indeterminato) o che comunque rientrano nell’ambito di applicazione del D. Lgs. 231/01 anche se con meno di 50 dipendenti.

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